电子发票管理办法

一、电子发票的种类和标准

中国推行的电子发票主要有增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、网络发票等。电子发票的版式文件由国家税务总局统一性规定，采取国际通用的 XML 格式，并在页面左上角增加二维码标识，以便于查验真伪。

二、电子发票的开具和交付

开具电子发票的单位和个人需要向税务机关申请核定开具的种类、行业类别、开票限额等内容，并通过网络发票管理系统或者增值税发票开票软件等渠道在线开具电子发票。开具完成后，可以通过电子邮件、二维码等方式，远程交付电子发票给受票方。

三、电子发票的查验和抵扣

受票方取得电子发票时，应及时查询验证电子发票信息的真实性、完整性，对不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。受票方取得电子发票用于申报抵扣增值税进项税额或申请出口退税、代办退税的，需要登录增值税发票综合服务平台确认发票用途。

四、全电发票管理办法

1. 发票开具
   • 根据管理办法，全电子发票应当通过增值税电子发票系统开具。发票的开具应当遵循发票开具的基本规则，如真实、准确、完整等。同时，发票开具应当及时进行，避免拖延和滞后。
2. 发票验收
   • 发票验收是指企业和个人收到电子发票后进行的查验和确认工作。管理办法要求，购买方应当及时核实发票的真实性和合法性，并保留相关的验收记录。如果发票存在错误或异常，购买方应当及时联系销售方进行处理。
3. 发票保管
   • 发票保管是指企业和个人妥善保管电子发票的过程，包括存储、备份、安全等方面。管理办法规定，发票的保管期限为 5 年，同时要求购买方和销售方都应当妥善保管电子发票，并采取必要的安全措施。
4. 发票作废
   • 管理办法明确了全电子发票作废的条件和流程。例如，发票信息有误、重复开具、被盗用或遗失等情况下，可以进行电子发票的作废。作废流程包括提交申请、审核、作废通知和原发票处理等环节。

五、企业申请开具电子发票的流程

（一）纳税人在 XX 省电子税务局提出申请 例如（海南省）电子发票管理： 纳税人登录“海南省电子税务局”电子发票管理，点击“电子发票管理我要办税”电子发票管理，进入“发票使用”模块，选择“发票票种核定”中的“普通发票核定”，填制《纳税人领用发票票种核定表》，点击提交即可。

（二）税务机关受理确认 主管税务机关受理纳税人填报的《纳税人领用发票票种核定表》进行审核确认，完成发票票种核定、税控设备初始化发行等工作。待税务局审核确认完成后，纳税人可在“发票领用”模块申请领用电子发票。审批完成后，纳税人就可以开具电子发票了。

（三）用票量的选择 用票量大的企业可选用服务器版税控开票系统开具电子发票电子发票管理；用票量小的企业可使用单机版税控开票系统开具电子发票，并生成电子数据。

（四）开票方交付方式 开票方开具的电子发票，可通过二维码、电子邮件等方式，将电子发票版式文件交付给受票方，再由受票方根据需要，由开票方或者受票方自行打印电子发票版式文件。受票方可登录“全国增值税发票查验平台”查询电子发票。

六、电子发票管理中的问题与应对

在电子发票的管理过程中，存在一些隐患和问题：

1. 重复报销的可能
   • 报账人自己也不一定记得是否报销过，存在重复打印报销的可能。首先想到的是登台账财务审单的人员，在 excel 表做台账管理，对电子发票的发票代码和发票号码做登记。而有些审单的财务人员，可能是审核之后，然后去挑有电子发票的来登记，着存在漏登记的可能。
   • 对一些小公司来说，实际上财务人少，可能审单和付款（通过报账易或者微信、网银付款，此处不考虑不相容职务分离的控制）是同一人，如果报账后，财务人员自己再打印出来申请报销，这就出现了故意重复报销的可能。
   • 财务主管审核该类报销单时，费用会计说自己登了台账，可财务主管不可能再在台账里逐一核对，要验证是否登台账，可操作性不强。
2. 应对措施
   • 我们希望明细账里还可以再次复核。如果在摘要里注明了电子发票的号码，我们可以检查是否重复报销，这是事后的“大数据检查”。

七、电子发票系统的作用和优势

电子发票系统可为企业提供一体化电票服务。电票管理系统还具有长期保存，节约资源等优势。使用电子发票，不管是对财务人员还是企业客户都带来了极大方便。旭诺财税应用市场—电子发票管理系统可为企业提供待开票数据一键导入，批量开具发票的功能。除此之外，企业还可以通过系统将待开票数据导入自动生成二维码小票，让用户直接通过扫描二维码开具电子发票。企业如需打印电子发票，可用 A4 纸直接批量打印，如不需要打印，也可以批量下载 PDF 文档存储。

八、电子发票的日常管理建议

可以把日常消费后所得的电子发票统一放在一个文件夹里面保存或者放微信卡包里，直接用 189 邮箱接收了，开通绑定后，就让店家发送到邮箱，每月月底就统一整理报销。

电子发票管理需要遵循相关法律法规和管理办法，企业和个人在使用和管理电子发票时，应严格按照规定操作，以确保电子发票的合法性、真实性和有效性。