当企业员工出差预借差旅费，回来报销并退还余款时，会计分录如下：借：管理费用/销售费用（根据员工所属部门计入相关科目）库存现金（退回的余款金额）贷：其他应收款例如，员工预借差旅费 1000 元，实际花费 800 元，退还 200 元。则会计分录为：借：管理费用 800 库存现金 200 贷：其他应收款 1000

退还差旅费会计分录的相关规定

企业报销差旅费有一定的范畴和规定。一般包括交通费、员工出差时的住宿费、通讯费及其他费用。需要注意的是：

差旅费中的交通费、住宿费等需要在企业规定的合理费用范围内进行支出，若超出有关规定，企业则不予报销。
通讯费是指员工出差期间工作时的电话费用，也可能发生额外的邮寄费等相关费用。在报销流程中：
提供合法的票据。索取住宿票据时，应要求对方将票据内容填写完整，填写内容包括：单位名称(姓名)、日期、住宿天数、单价、金额、填票人。
填报“工作人员出差‘五定’审批单”。内容包括：姓名、前往地点及乘坐交通工具、出差任务、出差时间、领导签批。
参加会议的，要求加附领导签批的会议通知单。
填写差旅报销单。填写内容包括：姓名、出差日期、出差天数、出差事由、起止地点、起止日期、车船费、住宿费及其他即可。
提交统计部门审核，审核无误，再提交财务复核核，经办人再将审核无误的“差旅报销单”报经公司领导签批。
公司出差人员补助实行包干制的，必须提供住宿发票、餐饮发票，否则计入个人工资薪金所得。
所附单据要求有经办人、核算部门、财务部门审核签字、负责人签字。
提交财务报账。

不同情况下退还差旅费的会计处理

对于差旅费的会计处理，需要分不同情形进行。

可直接税前扣除的
- 对于管理部门或后勤部门人员出差计入“管理费用--差旅费”。
- 企业独立董事为行使其独立董事的职责而发生的差旅费，计入的是“管理费用--董事会经费”。
- 销售部门或营销部门为销售产品、市场推广等计入“销售费用(营业费用)--差旅费”。对于这些费用支出，税法没有限制性规定，只要在票据等方面符合规定就可以直接扣除。
需要计入资产计税基础，不能直接税前扣除
- 通过“制造费用”计入存货的。比如，制造型企业产品加工过程中，有一个环节需要委外加工，但是企业又不放心受托加工方的质量控制，决定安排生产技术人员到受托方生产现场进行技术指导和现场质量控制。发生的差旅费应先计入“制造费用”，而后按规定计入存货的成本(计税基础)。
- 通过“在建工程”计入固定资产的。企业基建部门为施工建设而发生的差旅费，应先计入“在建工程”，然后按规定计入固定资产原值(计税基础)。
- 通过“研发支出”计入无形资产的。企业研发人员为研发新技术、新工艺、新产品等而发生的差旅费。属于费用化支出的，在当期按规定进行加计扣除；属于资本化支出的，按规定的进入“无形资产”计税基础。
- 其他按规定应计入资产成本(计税基础)的。
只能限额扣除的
- 属于“广告费和业务宣传费”范畴的。企业为达到宣传的作用，邀请消费者或客户到公司参观等活动发生的费用应计入“业务宣传费”，按税法规定限额扣除。
- 属于“业务招待费”范畴的。企业因交际应酬等发生的差旅费，应计入“业务招待费”，按税法规定限额扣除。
- 属于“职工福利费”范畴的。企业报销的属于员工福利性质或福利部门人员出差费用的，应计入“职工福利费”，按税法规定限额扣除。

退还差旅费会计分录的注意事项

在处理退还差旅费的会计分录时，需要注意以下几点：

确保所提供的票据合法合规，包括票据的真实性、完整性和有效性。
严格按照企业内部的审批流程进行操作，确保每一个环节都经过了相应的审核和批准。
对于差旅费的报销范围和标准，要遵循企业的规定，避免超支和违规报销。
注意税务方面的规定，如某些费用可能需要缴纳增值税等。
对于退回的余款，要及时进行账务处理，确保资金的准确核算。

退还差旅费会计分录的案例分析

假设某公司员工小李预借差旅费 2000 元，出差回来后实际花费 1500 元，退还 500 元。会计处理如下：借：管理费用 1500 库存现金 500 贷：其他应收款 2000 再比如，员工小张预借差旅费 1200 元，实际花费 1300 元，公司需补付 100 元。则会计分录为：借：管理费用 1300 贷：其他应收款 1200 库存现金 100

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