报销凭证是企业和个人用于报销所需的合法有效凭证，是证明报销人确实发生了报销费用且金额合理的文件。它是支付财政报销费用的必要凭据，也是财务支出的依据。报销凭证的形式多样，遵循财务制度，其内容比较正式，通常包括报销凭证编号、用途说明、报销金额、票据识别号等要素。例如，发票、财政及相关行业主管部门的定额发票、行政专用收款收据、工资单等自制凭证都可能成为报销凭证。但这要视公司的具体规定而定，比如小金额的托运单、话费详单等非发票凭证在有的公司也可以视作报销附件。需要注意的是，报销凭证最好是税务局或其他政府机构认可的发票。

常见的报销凭证类型

常见的报销凭证类型多种多样，主要包括以下几种：

• 增值税专用发票：是一种重要的报销凭证，在企业的财务核算中具有重要作用。
• 普通发票：如增值税普通发票等，也是常见的报销形式。
• 出差报销凭证：记录出差相关费用，一般需要保存 2 年。
• 支出报销凭证：除增值税专用发票外，此类凭证通常需要保存 3 年。
• 货物收货凭证：收到货物后，在收货凭证上盖上发票单位章，需保存 5 年。
• 银行对账单：通常需要保存 5 年。
• 行程单：如机票行程单，能够完整记录行程信息，在某些情况下可作为报销凭证。
• 合同：公司与外部客户、供应商签订的相关文件，其中包含的实在条款可以成为报销凭证。
• 收款凭证：当公司员工报销现金、支票或银行转账时，会计部门出具的相关凭证。
• 电子会计凭证：如电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等

报销凭证的作用

报销凭证具有多方面的重要作用：

• 它是企业和个人用于报销所需的合法有效凭证，是财务支出的依据。
• 能够证明某笔费用是实际存在且已支出的，为费用的报销提供有力证据。
• 有助于企业合理规划和使用资金，确保资金使用合规、合理。
• 可以作为员工内部报销的依据，比如从会计核算角度来讲，如果能够证明业务真实发生的，确实为企业的支出，收款凭证是能作为报销凭证的原始凭证的。当然，各个企业报销规定有所不同，最终能否报销还是应该以企业规定为准。
• 在企业所得税维度，符合规定的收款凭证可以作为企业所得税税前扣除依据。
• 对于货运运费支付，平台开具的电子收款凭证可以及时告知司机运费已支付，方便双方核对运费，提高交易效率。
• 可作为记账依据，清楚记录每笔订单信息和金额，辅助货主记账，减少错记、漏记支出的情况发生

报销凭证的填写规范

报销凭证的填写需要遵循一定的规范和要求：

• 原始凭证的基本要求是真实、合法、有效。其内容必须具备凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位名称或填制人姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。凭证必须有填制人员的签名或盖章，自制原始凭证必须有经办单位领导人或其指定人员的签名或盖章。凡填有大写和小写金额的原始凭证，其大小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，应当有出入库单，不需要开具出入库单的必须有验收证明。
• 填写报销单凭证要求字迹工整、金额不得涂改，凡需填写大小写金额的单据，大小写金额必须相符，相关内容填写完整。费用报销单必须用蓝、黑钢笔或签字笔书写，不可使用圆珠笔书写。
• 在“报销部门”处填写所属的部门，如实填写日期。“用途”处填写现金支出的用途，按不同项目分列填写，在备注里可以填写详细内容。“金额”处填写实际发生金额，“合计”处填写各项费用合计的阿拉伯数字，“金额大写”处填写合计的大写金额。若报销金额为千位数时需在万字前画圈，圈内打叉，以此类推，若千位数有数值，而百位数为零，需在百位数前写零。
• 原始凭证粘贴时，必须使用公司统一印制的差旅费报销单、费用报销单、单据粘贴单，不得使用自行印制或购买的单据粘贴单和报销单。原始凭证应按照费用报销单上填写的用途进行分类整理，同类的原始凭证应按时间发生的先后顺序序时粘贴。同类原始凭证如果数量较多，大小不一，应按凭证规格的大小进行分类，每张单据粘贴单所粘贴的凭证不得过多，规格较大的凭证（如购物发票等）可粘贴 2-3 张；规格较小的凭证（如停车费、过路过桥费、定额餐饮发票等）可粘贴 8-10 张

报销凭证的审核要点

报销凭证的审核需要关注以下要点：

• 报销凭证应当全面准确，财务核销者应当仔细审核其报销申请表内容，并逐项核对与凭证的数据是否吻合。此外，报销凭证必须保存在企业财务软件系统中，以便随时可查。
• 报销凭证应当符合公司的内部财务准则，确保报销的有效性和合规性。财务核销人员要根据企业内部控制规范进行审核，以确保其凭证的完整性和合法性。
• 报销凭证需要经过会计核算，以确保报销金额的准确性。报销凭证审核时，要核对金额，确保凭证上的数字是正确的，并且要对报销金额进行相应的核算，以确保各种费用报表的准确性。
• 报销凭证必需正确记录，以规范报销流程。报销凭证上的内容应当准确完整，并且每一条报销都必须要有一个特定的报销流水号，以便后续查询及统计。
• 填制发票的日期是否正确，是否有未填或错填日期的情况。购买单位名称填写是否正确，有否未填或错填名称，或者有否将外单位的发票误到本单位报销的情况。填写的商品名称、规格、牌号、型号与实际验收物品名称、规格、牌号、型号是否相符。商品数量、单价和金额是否正确，计算金额是否正确，有否写错、误记的情况。发票金额的大写和小写是否正确，有否大、小写金额不符的情况。填制发票的制表人或经手人是否签字或盖有名章，有否空着未填的情况。售货单位是否盖有财务专用章或财务结算专用章，有否漏盖或错盖公章的情况。发票是否盖有售货单位所在当地税务部门的发票监制章，有否漏盖或错盖的情况。发票是否一式数联复写填制，有否不是用复写填制或由购买人个人私自单面填写的情况，发现私自单面填写的发票应拒绝受理，并及时向单位领导反映。检查物品入库单或验收单上是否有经办人、验收人签章，有否漏签、误签或错签的情况。检查发票是否已经有经办单位或物品主管部门领导签章批准，有否漏签，误签或错签的情况。不许用白条或不符规定手续的无效发票报销，发现白条或无效发票应拒绝受理，并应及时向单位领导反映。检查报销人所购物品是否与原借款单位规定的内容相符，应坚持专款专用原则，若发现报销内容不符的，会计人员有权拒绝受理，并及时报告财务部门领导处理。审查所购商品是否属于压缩社会集团购买力的专控商品；属于专控商品范围的，必须经由企业当地财政部门批准开具的压缩社会集团购买力的专控商品购买证明书方可购买，报销时应附上有关批准的专控商品购买的书面证明，方可给予办理报销；未经事前批准的专控商品，会计人员有权拒绝报销，并应及时报告财务部门领导处理；对事后补办控购商品购买证明手续的，只有在取得补办证明后，会计人员方可办理所购专控商品的报销。对发生没有实物形态的零星费用性的货币开支项目的报销，应在取得对方单位开具的费用收款收据以后，审查有否经单位领导人或主管业务负责人同意批准签字，并列明费用开支项目内容和有关经办入签字，方可办理。对审查出的报销原始凭证遇有记载不正确、不完整、不符合规定的单据，应由报销人退回原经办单位进行补填或更正后，方可办理报销。对审查出的伪造、涂改或经济业务不合法的原始凭证，会计人员应拒绝受理，并注意扣留其报销单据，及时逐级报告财务部门领导处理。对审查出的有关违纪行为的报销原始凭证应拒绝受理，并扣留其报销单据，及时逐级报告财务部门领导处理。对超过制度规定标准范围的开支时，应及时向报销人提出询问，查明原因，对合理不合法的部分，可以由报销人向财务部门负责人或总会计师或主管财务的厂长申明原因和情况，经领导批准后，方可给予办理报销；未经批准的只允许报销其合理又合法的部分；部分批准的，可按批准数报销。审查报销原始凭证是否与原借款申请用途、任务相符，凡不符合原规定用途、任务的报销单据，应予剔除，或作废，或撕毁，不予报销。对不论是否注明不许报销字样的各种罚款，应不准予报销