报销审批流程-鲸选型

一、报销审批流程的基本概念和作用

报销审批流程是指企业或组织内部对于员工因工作产生的费用进行报销时所遵循的一系列审核和批准程序。其作用主要体现在以下几个方面：

加强内部控制：通过明确的审批环节，确保费用的合理性和合规性，防止虚报、滥用资金等情况的发生。
保障资金安全：对每一笔报销进行严格审查，避免资金的不当支出，保障企业资金的安全和有效利用。
规范财务管理：使报销有章可循，提高财务数据的准确性和可靠性，为企业的财务决策提供有力支持。
符合审计要求：为审计工作提供清晰的流程和记录，便于审计人员对企业财务状况进行审查和评估。

例如，在一个具有一定规模的企业中，员工进行费用报销时，需要经过部门经理、财务部、财务总监、总经理分别签字审批，每个环节都有其特定的职责和作用。部门经理签字证明费用报销情况的真实性，财务部审核发票金额与实际是否相符，财务总监表明知晓资金支付方向并同意支付，总经理进行最后的决定，审批同意资金的合理支出。经过这些流程后，出纳才有权利进行报销放款。其中有一项环节出现问题，该费用都是无法报销的。

二、常见的报销审批流程模式

常见的报销审批流程模式主要包括以下几种：

直线式审批：即按照员工-部门经理-财务部门-高层领导的顺序依次进行审批。这种模式简单直接，责任明确，但可能会因审批环节较多而导致效率较低。
分级审批：根据报销金额的大小或费用类型的不同，设置不同的审批层级和权限。例如，小额费用只需部门经理和财务部门审批，大额费用则需要高层领导甚至董事会审批。
并行审批：对于涉及多个部门或职能的报销申请，同时由相关部门进行审批，以缩短审批时间。
网络流程系统审批：利用信息化技术，实现报销申请的在线提交、审批和跟踪，提高审批效率和透明度。

以某企业的财务审核审批及报销制度为例，报销人员必须履行以下基本报销程序：

费用开支的基本报销程序：经办人签字、复核人证明或部门负责人确认、财务审核、总经理审批。
实物开支的基本报销程序：经办人签字、验收人验收（需要质检人员检验的应有相应的质检手续）、部门负责人确认、财务审核、总经理审批。
特殊费用开支的基本报销程序：经办人签字、复核人证明或部门负责人确认、总经理审批、财务复核。
总经理的费用由副总经理审批，没有设置副总岗位的由财务经理审批；财务经理的费用由主办会计审核。

三、报销审批流程中的关键环节和注意事项

报销审批流程通常包括以下关键环节：

报销申请提交：员工应详细填写报销申请表，包括费用明细、金额、发生时间、事由等，并附上相关的发票和凭证。
初步审核：直接上级或财务部门对报销申请进行初步审查，检查申请单的内容完整性、准确性，发票或收据的合规性，以及费用是否符合公司政策。
高级管理层批准：初步审核通过后，报销申请需得到高级管理层的批准，他们会综合考虑费用的合理性、必要性以及公司的财务状况等因素。
费用核算与支付：批准后，财务部门进行费用的核算和支付，员工可以选择银行转账或现金等方式接收报销款项。
记录和归档：财务部门将报销申请单和相关发票或收据进行记录和归档，以备后续的财务审计和管理。

在费用报销过程中，需要注意以下事项：

报销单据的规范填写：遵循公司规定的格式和要求，确保字迹清晰、无涂改，大小写金额一致，项目填写完整等。
发票和凭证的合规性：发票应是税务机关认可的合法、完整、有效凭证，凭证应能真实反映费用的发生情况。
费用的合理性和必要性：报销的费用应与工作相关，且符合公司的费用报销标准和政策。
审批签字的完整性：报销单上的经办人、验收证明（复核）人、审批人等签名应齐全。

例如，在费用报销的一般规定中，应遵循“实事求是，准确无误”的原则，有明确的发生原因、费用项目、发生时间、地点、金额及报销人、审批人；报销的费用项目、报销标准和报销审批程序符合企业制度的规定；报销人取得相应的报销单据，且报销单据上面经办人、验收证明（复核）人、审批人签名齐全，报销单据所附原始凭证应是税务机关认可的合法、完整、有效凭证；报销单据的填写及原始凭证的黏贴需符合会计工作基本规范的要求。