差旅费的定义 差旅费是指出差期间因办理公务而产生的各项费用。它是行政事业单位和企业的一项重要的经常性支出项目。 差旅费的分类 差旅费通常包括以下几类：

• 交通费：如出差途中的车票、船票、机票等。如果是自带车辆，出差路上的油费、过路费、停车费等也包含在内。
• 住宿费：出差期间在外地的住宿费用。
• 补助、补贴：包括误餐补助、交通补贴等。
• 市内交通费：如目的地的公交、出租等费用。
• 杂费：例如行李托运、订票费等。

不同单位或部门对差旅费的具体开支范围的规定可能会有所不同。根据一个单位或部门的具体规章制度，规定限额内的差旅费可以按照一定的程序凭据报销。

差旅费在企业财务中的归属

会计科目归属 差旅费在会计处理中，根据发生差旅费的部门不同可以分别计入不同的科目。

• 管理人员的差旅费一般计入“管理费用”。
• 生产人员的差旅费用计入“制造费用”。
• 研发部门员工为研发新产品等出差的费用，通过“研发支出”核算。
• 企业基建部门为施工建设而发生的差旅费，先计入“在建工程”。
• 企业员工外出参加培训发生的差旅费计入“管理费用-职工教育经费”。
• 企业组织员工外出旅游发生的差旅费属于“职工福利费”范畴。
• 报销客户的差旅费属于“业务招待费”范畴。
• 外来专家或技术人员参与到经营生产中的差旅费，视同企业职工，记入“管理费用-差旅费”；若不参与直接的生产经营，而是对企业员工进行培训、指导，则根据情况进行不同的处理。

原始凭证和报销 差旅费报销单属于原始凭证。企业报销外出人员已预支的差旅费时，根据情况进行相应的账务处理。如银行存款（若企业收回剩余差旅费时）、管理费用（根据所属部门计入相关科目）-差旅费，贷：其他应收款-员工姓名。

差旅费与其他费用的区别

与住宿费的区别 住宿费是出差者在外的住宿支出，通常可以用宿费、饭店住宿、宿舍费等来区分，这些费用实际应用中都是可以报销的。而差旅费中的住宿费只是其中的一部分，差旅费还包括其他如交通费、餐饮费等多种费用。 与交通费的区别

1. 费用包含类别不同：差旅费指出差时所发生的车费、机票费、餐费、住宿费，交通费包含车费、车辆通行费、停车费等。
2. 范围不同：差旅费不限出差范围，无论市内还是市外，只要是出差产生的车费、住宿费、餐费等都可以列入，而交通费限制出差在市内所产生的车费、通行费、停车费等。
3. 入账标准不同：交通费必须有车票才能入账，差旅费可以包括几项，除了出差的车费和住宿费必须提供发票，还有公司规定的补贴费用，这部分费用是不需要发票的（比如餐费），一般就只能计入差旅费。

差旅费的核算方法和影响

核算方法

1. 市内差旅费管理
   • 因公到远郊区、县出差，并经行政副总经理批准，可报销长途公交车票；市内及近郊内的急事要务、收发大件物品等特殊情况，经副总经理批准可乘坐出租车。
   • 乘坐出租车一般只限去程，因急事回程也需乘坐出租车的，须事先得到同意。未经批准或违反回程规定乘坐出租车的，财务部门不予报销。
   • 乘坐出租车，持票报销时，必须填写单据，并注明事由、经由路线、时间、金额、合乘人数等，经财务部门审核，账务副总经理、公司总经理签字后，方可报销。
   • 乘坐公司派出车辆在市内及远郊区县办理公务时，不再报销长途公交车费。
   • 因当天工作加班超过 22:00 以后或恶劣天气等特殊原因需乘坐出租车回家的，应经部门主管或账务副总经理批准，否则一律不予报销。
2. 外出出差差旅费的管理
   • 出差旅费分交通费、膳宿费及特别费三项。
   • 交通费系指火车、汽车、飞机等费用。乘坐火车时间超过 8 小时以上，可乘坐硬卧，原则上不得乘坐软卧。乘坐飞机需总经理批准，并只限经济仓。
   • 膳宿费系指膳食费及宿费。
   • 特别费系指因公支付的招待费等。
   • 员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经部门主管审核并呈报总经理批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门主管口头报告总经理，等返回公司后，立即补办手续，员工出差报支表的处理程序如下：出差人返回后 7 日内应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起始讫地点、工作内容、报支项目、金额等，由所属部门和财务部负责人审核后报总经理批准，由财务部在报销时冲销预支数。

对企业的影响

1. 利润影响：差旅费支出属于企业的经营费用，会计入企业的利润表中，从而降低企业的净利润。
2. 税收影响：差旅费支出可以作为企业的税前扣除项目，可以减少企业的应纳税所得额，从而降低企业的所得税负担。

但需要注意的是，企业财务人员在处理差旅费时，不能仅取得真实发票就认为没问题，还需要详细资料进一步证实能否在企业经营费用中列支。例如，《企业财务通则》（财政部令第 41 号）第四十六条规定，企业不得承担属于个人的娱乐、健身、旅游、招待、购物、馈赠等支出。同时，企业所得税法第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。《企业所得税税前扣除办法》（国税发〔2000〕84 号文件）虽已作废，但对差旅费的合理性如何确认有一定借鉴意义。文件中第五十二条规定了差旅费支出是否具有合理性，必须附有出差人员姓名、地点、时间、任务、支付凭证等，只有这些资料齐全，才能证明其业务真实，并准予在计算应纳税所得额时扣除。

如何有效控制差旅费

建立完善的制度和流程

1. 制定明确的出差审批流程，规定出差的申请程序、审批权限以及相关的限制条件。例如，明确出差的地点、事由、天数、所需资金等相关事宜，并按照不同的人员级别和出差时长进行审批。
2. 规范差旅费的借支和报销流程，明确预支差旅费的条件和额度，以及报销时需要提供的凭证和审批程序。
3. 建立差旅费的计算方法，明确包括车船费、住宿费和日补贴等的计算标准和规则。

加强费用控制措施

1. 对交通费用进行控制，根据业务的重要程度、紧急情况、出差地点、员工的职级等因素规范交通工具的选择，如短途出差、长途出差、配有公务车或自用车的情况等。
2. 对差旅住宿费用和补助进行控制，根据不同地区和员工级别制定不同的住宿标准和补助标准，并明确计算方法和限制条件。
3. 对其他差旅费用进行控制，如传真费、邮寄费、误机误车费、订票费等，明确报销的条件和标准。

防范虚报和浪费

1. 采取措施防范员工虚报差旅费，如通过发票查询、要求提供相关凭证（如酒店水单、餐饮点餐明细、支付方式截图、行程明细等）、利用电子发票查重等方式。
2. 加强员工诚信教育，签署员工行为手册，建立员工费用报销诚信档案。
3. 可以采取包干或节约奖励等方式，控制差旅费。
4. 借助第三方差旅管理服务商，或者通过建立公司统一的支付渠道（如公司公务卡）、定点服务商等方式来控制差旅费。

在控制差旅费的过程中，要综合考虑费用报销的合理合规和控制的成本效益原则，不能一味地怀疑或防范员工，要保证出差人员工作和生活的需要，让企业的钱花得更值。