预支差旅费的会计分录

一、预支差旅费的会计分录怎么做

预支差旅费的会计分录一般为：

• 预支时：
  • 借：其他应收款
  • 贷：库存现金/银行存款
• 员工回来报销时：
  • 花出去的部分：
    • 借：管理费用（根据员工所属部门计入相关科目）
    • 贷：其他应收款
  • 剩余部分：
    • 借：库存现金
    • 贷：其他应收款
  • 超支部分：
    • 借：管理费用（根据员工所属部门计入相关科目）
    • 贷：其他应收款 银行存款/库存现金

二、预支差旅费会计分录的相关规定

预支差旅费会计分录需根据凭据明细数据定义借方科目，如预付账款、应付账款、现金；贷方科目可以是差旅费或其他相关科目，并需记录支出的明细内容、去向及事由，金额精确到元并做出四舍五入的处理。 预支差旅费会计分录的书写规则是：

1. 对应借方科目是预付账款、应付账款、现金。
2. 对应贷方科目是差旅费或者相关科目，且应当进行明细记录，包括去向、事由等。
3. 金额精确到元，并做出四舍五入的处理。 具体书写方法如下：首先，根据凭据明细数据，定义预支差旅费会计分录的借方科目，其中可分为预付账款、应付账款以及现金；接着，定义预支差旅费会计分录的贷方科目，一般而言，该科目可以是差旅费，也可以是其它相关的科目，当使用非差旅费科目时，需要考虑业务逻辑的连贯性；同时，需要将支出的明细内容、去向、事由等记录在会计分录中，精确到每一项；最后，将金额精确到元，并进行四舍五入处理。 预支差旅费属于企业的一种支出，其特点是预先支出，财务支出及报销不在同一时间，根据企业的财务科目结构，应按不同科目进行分录。一般来说，从借方来看，预支差旅费可以分为应付账款、预付账款以及现金三种；从贷方来看，可以分为两类，一类是差旅费，即企业由于出差等原因所发放的津贴、补助等；另一类则是其他的费用，如公务招待费等。

三、不同企业预支差旅费会计分录的差异

不同企业预支差旅费的会计分录可能存在差异。例如，企业可以通过借方支付或贷方支付来进行预支差旅费会计分录，以减少现金流量和应付款项账户的金额，降低财务风险。 借方支付的会计分录为：

• 借：现金账户 xx 元
• 贷：应付款项账户 xx 元 贷方支付的会计分录为：
• 借：应付款项账户 xx 元
• 贷：现金账户 xx 元 用借方支付可减少企业现金流量，但要求现金账户有足够的现金储备，否则可能导致资金短缺。贷方支付可以减少企业应付款项账户的流动性，降低应付款项账户的金额，很大程度上降低了财务风险。 此外，预借差旅费的会计处理主要包括两个阶段，即预借阶段和报销阶段。

1. 预借阶段的会计处理
   • 借：预借差旅费支出
   • 贷：预付账款 预借差旅费支出账户记录了企业向员工支付的预借款项，属于费用支出的范畴。预付账款账户则记录了企业暂时性地支付给员工的差旅费用，属于资产的范畴。
2. 报销阶段的会计处理
   • 借：差旅费支出
   • 贷：预付账款 需要注意的是，预借差旅费的会计处理方式可能因企业的具体情况而有所差异。例如，企业可能会规定员工在报销差旅费用时需要提供相应的报销凭证，如、行程单等。

四、预支差旅费会计分录实例分析

以下为一些预支差旅费会计分录的实例：

1. 企业预支外出人员的差旅费，如员工张强预借差旅费 1000 元，签发现金支票付讫，会计分录为：
   • 借：其他应收款
   • 贷：银行存款
2. 外出人员实际报销的差旅费比预支的款项少时，企业收回剩余款项。例如，预支 1000 元，实际花费 800 元，会计分录为：
   • 借：银行存款 200
   • 借：管理费用 800
   • 贷：其他应收款 1000
3. 外出人员实际报销的差旅费比预支的款项多，企业补贴剩余款项。比如预支 1000 元，实际花费 1200 元，会计分录为：
   • 借：管理费用 1200
   • 贷：其他应收款 1000
   • 贷：银行存款/库存现金 200

五、预支差旅费会计分录的注意事项

在进行预支差旅费的会计处理时，需要注意以下几点：

1. 企业应按照公司的经营政策和规章制度，规定可以预支的差旅费用的种类和数额，例如酒店费、火车票费以及餐费等。
2. 预支差旅费时，要确保相关审批流程的合规性，如员工出差必须由单位负责人或董事长派遣或批准，出差前要拟订出差工作计划，包括目的任务、人员组成、时间期限、行程安排、经费预算等，并按规定填写“出差申请单”和“用款申请单”。
3. 员工出差回来后，应及时报账，一般在回公司后一星期内完成。如因特殊情况不能及时报账，应到财务部门说明原因。无故超过一星期未报账的，财务部门可以停止报销人所在部门的因公借款，由此而引发的耽误工作责任，由出差人员部门负责人承担。
4. 报销时要提供合法的票据，如住宿票据应要求对方将票据内容填写完整，包括单位名称（姓名）、日期、住宿天数、单价、金额、填票人等。
5. 企业应建立健全的内部控制制度，确保预支差旅费的使用和报销过程的透明、规范和有效。及时核实员工报销的差旅费用，并做好相关会计凭证的记录和备查工作，以便于审计和税务机关的查验。