差旅费管理规定

一、差旅费管理的重要性

差旅费是企业或单位运营中不可避免的一项支出，合理有效的管理不仅能够控制成本，还能提高工作效率，保障员工的合法权益。有效的差旅费管理规定有助于规范员工的出差行为，避免不必要的浪费和违规操作，同时也能为企业的财务管理提供清晰的依据。

二、差旅费的定义与构成 
（一）定义 差旅费是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费、公杂费、差旅补贴等各项费用。 
（二）构成

1. 长途交通费：主要包括往返飞机票（含机场建设费、保险费、往返机场大巴）、火车票、长途汽车票等。
2. 市内交通费：包括出租车票、地铁票、公共汽车票、小巴票等。
3. 住宿费：仅指住宿费用，发票中不应包含其他餐费、电话费、上网费、超市购物等费用。
4. 公杂费：如邮寄费、购票手续费、文件复印费、电话费等，因公发生的公杂费凭票实报。
5. 差旅补贴：包括伙食补贴和交通补贴等。

三、出差管理流程 
（一）出差申请
市外出差应事前申请，填写“出差申请单”及“出差报告”，报销时应将其附在费用报销单据前。

出差申请单应填写完整、详细，注明出差人姓名、出差事由、时间、地点（县、市）和选择的长途交通工具，出差申请需经公司领导批准。
经批准后的出差申请单交行政部，以便帮助购票。出差途中及返程票无法当时确认时间的，可通知行政部购票。 
（二）订票与住宿安排
行政部负责统一订票及预订酒店。
改签、退票需经主管副总批准同意，未经领导批准而产生的退票费、改签费由出差人自行承担。 
（三）票据与报销时间
出差人应在出差回公司，第一天上班起计算，10天将公司统一购置的票据交给行政部。
出差人应在出差回公司，第一天上班起计算，10天填写差旅费报销单并交由财务部。

四、差旅费标准 
（一）交通标准

员工可选择乘坐飞机经济舱、动车（包括高铁）二等座（特殊情况可坐一等座）、长途汽车。
交通补贴报销应以实际发生的出租车票、地铁票、公共汽车票、小巴票等作为报销的票证。 
（二）住宿标准
出差地点分为一类城市、二类城市、三类城市，不同城市有不同的住宿报销标准，如一类城市为 350 元，二类城市为 300 元，三类城市为 250 元。
对外代表公司参加会议，在会议定点酒店住宿。
员工二位同性别人员出差，住宿标准按一位标准计算。 
（三）伙食补贴标准
出差地点不同，伙食补贴标准不同，如一类城市早餐 10 元、中餐 25 元、晚餐 25 元。
交通补贴根据出差地点也有不同标准，如一类城市 40 元，二类城市 30 元，三类城市 30 元。

五、报销管理规定 
（一）路线选择 出差尽可能选择直线路线，如确需经非出差地点转乘飞机、火车，应根据就近中转的原则，在中转地逗留时间不得超过一天。 
（二）时间与人次控制

各部门要严格控制出差和乘坐飞机的人次，明确出差的任务、时间和地点，如果超出规定的出差时间，须申请延期。对未申请者超出时间不报销任何差旅补贴。
借支出差人员在回公司 7 个工作日报帐并结清欠款。 
（三）发票要求
报销的各类发票，必须是合法的、真实的，票据须完整无损，内容填列齐全，不得涂改，如住宿票应有住宿人姓名、起止日期、开票时间、住宿标准及金额、开票单位签章。
出差人员应认真填写有关单据，所附原始单据要分类粘贴，分类计算报销金额，出差期间发生的各类费用一并报销。出差回来后一周将所有单据交财务部。

六、借款报销审批程序 
（一）借款程序 借款人凭被批准的出差申请单填写借款手续，总经理批准，财务会计审核，出纳付款。 
（二）报销程序 出差人填写报销单，由财务部按照规章制度审核单据，部门分管副总经理审核签字，总经理审批，出纳付款。

七、特殊情况的处理 
（一）聘请离退休人员 经单位人事部门批准，聘请离退休人员协助专项工作的，其差旅费用参照离退休时的职务或职称标准执行，并按规定发放伙食补助费和市内交通费。邀请离退休人员担任师资的，其城市间交通费、住宿费参照离退休时的职务或职称标准执行，并由邀请单位承担。 
（二）差旅伙食费和市内交通费收交新规 往返当天由举办单位免费提供两餐（午餐、晚餐）的，不再发放伙食补助费。往返会议、培训地点发生的市内交通费按往返各 1 天计发，当天往返的按 1 天计发。其中，往返当天由举办单位免费提供车辆接站或送站的，不再发放市内交通费。离退休干部党组织党支部书记或委员到常驻地以外参加由市委老干部局组织的会议、培训，往返会议、培训地点发生的伙食补助费和市内交通费按照前款规定执行。 
（三）因工作需要参加费用自理的会议、培训 按照规定，中央机关和省直机关、市直机关举办的会议、培训，会议费、培训费应由举办单位承担，不得向参加人员收取。如果会议、培训举办单位要求参加人员承担相关费用的，原则上不应参加。确因工作需要且符合相关规定的，应事先经单位主要负责人同意，并严格控制人数。会议、培训期间发生的费用（包括会议费、培训费、食宿费等）按照会议培训通知要求由参加人员所在单位凭据报销，不报销市内交通费。其中，举办单位没有统一安排食宿的，食宿费可按照市直机关差旅费有关规定和标准内凭据报销。往返会议、培训地点发生的伙食补助费和市内交通费按照第 3 点执行。参加党校、行政学院等举办的主体班（含中青班、处级班等）培训，异地教学期间发生的费用（包括培训费、食宿费等）按相关培训文件和有关规定由学员所在单位凭据报销，不报销市内交通费。往返培训地点发生的伙食补助费和市内交通费按照第 3 点执行。 
（四）因公出国（境）差旅活动 因公出国（境）差旅活动，在国（境）内中转需要住宿的，国（境）内城市间交通费（联程票无法分割除外）、住宿费、伙食补助费、市内交通费按照市直机关差旅费有关规定和标准执行，列入“商品和服务支出—差旅费”。

八、差旅费管理的监督与违规处理
企业应建立健全差旅费管理的监督机制，定期对差旅费的使用情况进行审计和检查。对于违反差旅费管理规定的行为，如虚报费用、超标准报销、违规借款等，应给予严肃处理，包括追回违规报销的费用、罚款、通报批评等，情节严重的还应追究相关人员的法律责任。

差旅费管理规定是企业财务管理的重要组成部分，合理、科学、严格的管理不仅能够保障企业的资金合理使用，还能促进员工的工作积极性和责任心，为企业的发展提供有力的支持。企业应根据自身的实际情况，不断完善和优化差旅费管理规定，以适应市场环境和企业发展的需求。