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携程差旅报销系统怎么操作

携程差旅报销系统的操作流程大致如下:
差旅费

  • 提供合法的票据,包括交通、住宿、餐饮等费用的票据。
  • 填报“工作人员出差‘五定’审批单”,内容涵盖姓名、前往地点及乘坐交通工具、出差任务、出差时间、领导签批等。如果参加会议,需加附领导签批的会议通知单。
  • 填写差旅报销单,包括姓名、出差日期、出差天数、出差事由、起止地点、起止日期、车船费、住宿费及其他相关费用。
  • 提交统计部门审核,审核无误后,再提交财务复核,经办人再将审核无误的“差旅报销单”报经公司领导签批。
  • 公司出差人员补助实行包干制的,必须提供住宿发票、餐饮发票,否则计入个人工资薪金所得。
  • 所附单据要求有经办人、核算部门、财务部门审核签字、负责人签字。
  • 提交财务报账。

需要注意的是,不同企业可能会根据自身的规定和实际情况对流程进行一定的调整和优化。例如,有些企业可能会要求在携程差旅报销系统中进行线上申请和审批,具体操作还需根据所在企业的规定执行。

携程差旅报销系统使用指南

以下是使用携程差旅报销系统的一般指南:

  1. 登录相关平台:推荐使用Chrome浏览器、360浏览器等登录兰州大学财务综合服务平台,并进入网上报账系统。如果使用低版本的ie8浏览器,建议打开兼容性视图。
  2. 进入差旅费报销功能页:点击“差旅费报销”按钮,进入填写页面。
  3. 添加报销项目:点击“经费项目码名称”后的“+”按钮,添加您想要报销的项目。首先填写出差人员、出差时间、地点等信息。如果有出野外,请填写野外地点和野外天数。
  4. 填写费用明细:分别填写“城市间交通费”“住宿费”“其他费用”“补助计算”“野外补助计算”等内容。请注意按照实际情况填写,并阅读相应的填报说明。
  5. 选择支付方式:在详细内容部分填写完成后,点击“下一步”按钮,进入支付方式选择页面。支付方式包括冲暂付、公务卡、对公转账、工资卡、其他银行卡、支票等。请根据实际情况选择支付方式。
  6. 信息确认并提交:经过上一步操作,您将再次进入差旅费报销功能页面,请您对信息检查确认。
  7. 报销单打印与查看:在成功提交业务后,您可在“已提交业务”中看到您刚才提交的业务。
  8. 负责人签字:在您打印出报销单后,如果您之前未填写“城市间交通费”并对此填写了说明,或者您未填写“住宿费”并对此填写了说明,请在指定区域进行签字,否则仅在“负责人签字”一处签名即可。

不同企业的携程差旅报销系统可能会存在一定差异,具体操作还需结合实际情况。

如何正确使用携程差旅报销系统

要正确使用携程差旅报销系统,您可以参考以下步骤和要点:

  1. 了解差旅政策:在使用携程差旅报销系统之前,熟悉所在公司的差旅政策是至关重要的。这包括差旅费用的报销标准、补助规定、审批流程等。
  2. 准确填写差旅申请:在系统中提交差旅申请时,务必详细准确地填写出发地、目的地、出发时间、返回时间、出差事由等信息。
  3. 预订合规的差旅产品:根据公司差旅政策和预算,在携程系统中选择合适的交通工具(如飞机、火车等)、住宿酒店等。注意差标控制,避免超标预订。
  4. 保留相关票据和凭证:无论是机票行程单、住宿发票还是其他费用的票据,都要妥善保存,以便后续报销使用。
  5. 如实填写报销单:在填写差旅报销单时,按照实际发生的费用进行填写,包括交通费、住宿费、餐费等,并附上相应的票据和说明。
  6. 注意报销时间限制:遵循公司规定的报销时间,及时提交报销申请,以免逾期导致无法报销。
  7. 遵循审批流程:根据公司设定的审批流程,等待各级领导的审批,如有需要,及时补充或修改相关信息。

正确使用携程差旅报销系统需要您对公司政策的了解、认真细致的操作以及及时有效的沟通。

携程差旅报销系统操作注意事项

在使用携程差旅报销系统时,需要注意以下事项:

  1. 预算控制:差旅费必须在各部门预算总额内控制开支,超预算不得开支。
  2. 事前申请:员工出差必须事前提出书面申请,填制出差申请单,经其直属上级批准。凡未得事先批准的,一律不予报销。
  3. 行程变更:员工出差途中,因工作需要临时增加出差行程到新的出差地点,经出差签批人书面/邮件确认后,其增加的行程作为另一次出差时间,与原出差时间不连续计算。
  4. 报销标准:员工出差乘坐交通工具、住宿、补助等都有基本标准,需按照集团差旅费报销管理制度执行。
  5. 报销单据规范:员工报销时按财务部门规定填制报销单据,附原始票据,包括出差申请、机票(明折明扣票)、火车票、汽车票、船票、住宿发票、会议通知、过路费、过桥费等,无本人姓名的原始发票须在背面签名。
  6. 特定费用限制:乘坐飞机的,订票费、改签费、退票费、往返机场的车费不予报销。
  7. 补助计算:出差补助天数=出差返程日期-出差出发日期。
  8. 凭证真实性:须按财务规定取得并填写真实合法的凭证。对项目填写不完整或字迹模糊不清的不予报销;对涂改、伪造或变造原始票据、虚报出差天数的,不予报销。
  9. 票据丢失处理:原始票据丢失、毁损的,当事人需作出详细书面说明及需报销单据明细项目、金额,经直属上级与所在部门第一负责人签批后,报学院、学校分管领导签批报销。
  10. 超标处理:超标乘坐交通工具的,其交通费的报销,按其应乘坐的交通工具类别计算报销金额,超额部分自行承担。

企业应当自觉合理规范差旅费制度,加强内控管理,才能更好地享受免税政策。

携程差旅报销系统常见问题及解决办法

在使用携程差旅报销系统过程中,可能会遇到以下常见问题及相应的解决办法:

  1. 假发票问题:财务人员难以鉴别假发票,尤其是异地发票。通过携程商旅预订行程,系统会智能记录并汇总开具一张大发票,直接寄送至差旅负责人,避免员工经手和财务鉴别。
  2. 真发票假价格问题:部分员工可能故意提高发票金额,通过小代理、个人散订等传统预订方式难以杜绝价格造假。携程商旅所有产品价格在同一平台公开显示,预订过程透明规范,可规避此类道德风险。
  3. 差标执行问题:实际出差时,机票酒店往往不能按照既定差标执行。携程商旅的差旅管理系统可设置差标,自动筛选符合要求的产品,并向审批人发送授权请求,还能要求员工提前预订以获得更多价格选择。
  4. 报销流程繁琐问题:员工出差后需找齐发票、填写报销单、贴发票,交给财务后可能因各种问题被退单,流程漫长繁琐。携程商旅的“企业差旅自助平台”为中小企业提供月结服务,员工无须垫付费用,不用贴发票走流程,企业先消费后付款,月底所有消费汇总在一张发票内统一结算。

携程差旅报销系统在解决企业差旅报销难题方面具有一定的优势和措施,但仍需根据企业实际情况和需求进行合理应用和管理。

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