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公司出差报销制度及报销流程

一、费用标准

差旅费报销
  1. 集团公司领导
    • 按出差所在地区不同,本着节约的原则可住3-5星级宾馆,误餐津贴60元/天。因工作需要请客户用餐可实报实销,不再列支误餐津贴。
  2. 所属公司领导班子成员和集团公司部门经理以上人员
    • 可住3-4星级宾馆,误餐津贴40元/天。因工作需要请客户用餐可实报实销,不再列支误餐津贴。
  3. 公司中层干部
    • 住宿标准省会180元以内,非省会120元以内。伙食补助40元/天。
  4. 一般工作人员
    • 住宿标准省会80元以内,非省会60元以内。市内交通费:公司职工出差途中市内公交车费实报实销。如乘车时间为夜间(晚九时至次日晨七时之间)可乘出租车,并注明乘车区间。如遇特殊情况,事后应写书面汇报,经经主管部门领导批准后,方可报销。
  5. 去集团公司的分支机构或办事处
    • 如沈阳、长春、北京、上海、深圳等地,出差人员必须住办事处,食宿由办事处承担,不享受伙食及住宿补助,如因办理业务路途较远,而中途无法返回办事处就餐,可按每天10元补助,但需持有办事处负责人的签字确认证明。
  6. 外出参加会议
    • 经分管领导批准不实行费用包干,采取分项计算的方法,会议费用中包括食宿时不再享受食住费用,只享受10元/天市内交通费和公杂费。会议费用中不含食宿时,住宿费用按标准列支,伙食补助、公杂费,市内交通费按前述标准予以补助。
    • 外出学习人员,住宿费实行包干标准,伙食补助每天20元,外出学习途中可享受伙食补助费,学习期间可享受公杂费、市内交通费。
  7. 出差特区(深圳、珠海、海南、厦门、汕头)
    • 费用本着节约的原则伙食费60元/天。

二、几点具体规定

  1. 旅途中未住宿,不享受住宿费包干,只享受伙食、市内交通二项补助费。
  2. 出差当日往返可享受全额补助(包括次日晨抵达本市)。中午12时前离开本市按全天补助标准。中午12时后离开本市按半天补助15元。中午12时前抵达本市按半天补助15元。
  3. 订票费、退票费原则上不予报销,如遇特殊情况需写书面汇报,报总经理批准后,方可报销。
  4. 乘坐交通工具的规定:
    • 公司领导(总经理、副总经理)可乘飞机,火车软卧(或软席)、轮船二等舱、出租车。如因工作需要乘飞机,火车软卧或乘轮船二等舱位需经董事长或总裁批准,方可报销。
    • 旅途中符合乘卧(从晚八时至次日晨七时之间,在车上过夜4小时以上或连续乘车时间超过12小时)而未乘座卧铺,特快按票价50%,其它列车票价60%予以补助。
    • 去集团公司设有办事处的地区,连续乘车16小时以上,另外予以30元伙食补贴。
    • 夜间乘坐长途汽车、轮船统舱,超过六小时发给夜间乘车(船)补助费30元。
    • 带车辆外出,随车送货扣除包干费中交通补助费。如随车送货后还需办理其他业务可享受交通补助费(需分管领导或部门负责人批准)。
  5. 在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得总经理同意,须经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销,并不再享受当天伙食补助。凡同领导一起就餐,餐费已报销者均不再享受伙食补助。
  6. 驾驶员出差补助标准:司机外出按15元/百公里补助,货车如二名司机按25元/百公里补助。货车司机住宿费以50元/天标准支付,小车司机按同车领导及工作人员住同档次宾馆,因特殊情况不能按时返回,应说明情况经分管领导签署意见后,扣除2天往返时间、等候时间按每天20元给予伙食补助。
  7. 驾驶员外出行车途中的违章罚一律不准报销。
  8. 出差人员应保留完整车(船)票时间、趟次、住宿发票作为计算费用的依据,部门负责人审批时要加强对票据的审核,不是出差途中的费用不予报销。
  9. 出差时借款,前帐(账)不清、后帐(账)不借,延误工作责任自负,特殊情况由总经理特批,对各部门违反规定给予借款而造成帐(账)务混乱的,追究财务经办人及负责人的责任。
  10. 本制度自发布之日起执行。
  • 不同人员的住宿标准差异:不同层级的人员在住宿标准上有明显的区分,如集团公司领导可住较高星级的宾馆,而一般工作人员的住宿标准相对较低。这体现了根据职位和工作需要进行合理安排的原则。
  • 特殊情况的处理方式:对于订票费、退票费、交通工具的选择、驾驶员的补助等特殊情况,都有明确的规定和审批流程,以确保制度的严谨性和合理性。

公司出差报销流程

  1. 出差回公司后填写费用报销单,写明出差时间、出差费用等。
  2. 提交发票。
  3. 由部门经理审核、财务部审核、总经理审批后可报销。

法律依据: 根据《中华人民共和国发票管理办法》第十九条销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人,对外发生经营业务收取款项,收款方应当向付款方开具发票;特殊情况下,由付款方向收款方开具发票。第二十条所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项,应当向收款方取得发票。取得发票时,不得要求变更品名和金额。第二十一条不符合规定的发票,不得作为财务报销凭证,任何单位和个人有权拒收。

  • 审批流程的重要性:严格的审批流程有助于确保报销的合规性和合理性,避免虚假报销和费用滥用的情况发生。
  • 发票管理的规范:明确了发票在报销中的重要性和相关规定,强调了合法合规的发票才能作为报销凭证。

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