采购报销的基本流程

采购报销通常包括以下步骤：

申购：
- 申请人根据工作需求，结合仓库库存数量填写完整《申购表》，上交班组组长。
- 组长核实情况，审核《申购表》内容真实无误后签字。将电子版《申购表》上传工作群，纸质版统一保存，上交采购部门留档。
- 采购员根据《申购表》内容，上报采购部主管，主管签字确认。
- 采购员收到采购部门批准后的《申购表》，才能进行物资采购。
物资购买：
- 工厂设施设备、模具、刀具零件的维修、换新，根据申购流程，上报办公室，由采购部门进行采购。
- 工厂日常工作消耗品（手套、口罩、办公室用品等），每月 1 号统计库存，根据申购流程，由办公室采购人员统一采购。
- 工厂日常生活用品（食物、农作物用品等），根据实际情况，由后勤部和工厂相关负责人员进行采购。
- 如有特殊紧急情况，正常申购流程后，总经理可授权指定人员购买。
报销：
- 物资采购后，采购人员将电子版发票、收据上传工作群，当日报销。如有特殊情况，需先说明情况，三日内必须进行报销流程。超过三日未进行报销流程的采购，不予报销。未经部门批准的采购物资，不予报销。

常见的采购报销问题及解决方法

常见的采购报销问题及解决办法如下：

误购重复或多余的物品：若没有有效的采购审批工作流程，员工可能会为已购产品或服务付款，或订购超过需求的东西。解决办法是采用多人审批的采购协议，在电子采购软件中设置审批顺序，若已发生重复采购，可立即联系供应商纠正。
员工不从首选或认可的供应商处采购：在大型和快速发展的企业中常见，因缺乏集中的供应商信息数据库。解决办法是使用供应商目录可见且易于访问的系统，如 8ManageSRM，允许统一采购，节省时间和谈判能力。
采购超出预算（没有人意识到这一点）：可能是预算剩余情况与员工看到的内容存在沟通和可见性差距。解决办法是使用采购管理软件，让团队对预算有实时可见性，控制支出。
欺诈性的交易：可能由员工单独或与外部人员联合进行，如标高价格、收取回扣等。解决办法是训练员工发现危险信号，使用三方匹配验证付款，使用集中的采购管理系统实现采购自动化，在欺诈发生时追踪并采取行动。
供应商表现不佳：供应商可能无法按时交付或交付不合标准的库存。解决办法是做好应对意外的准备，使用采购管理软件更主动、更能预测采购。

不同企业的采购报销流程可能存在以下差异：

适用范围：不同企业的采购报销流程可能适用于不同的业务范围和部门。
请购单要素：请购单的要素可能有所不同，包括请购的部门、物品所属项目、用途、名称、数量、规格、样品、图纸或技术资料、需求时间、特殊需要备注、填写人、部门负责人、审核人、财务审核人、公司总经理等要素的具体要求和侧重点可能不同。
采购需求提请：采购需求的提请部门、提请流程、接收原则等方面可能存在差异。例如，某些企业的生产经营所需原材料由特定部门提请，而另一些企业可能有不同的分工。
询价规定：在询价对象、比价方式、议价策略等方面，不同企业可能有不同的规定和操作方式。
合同签订：合同正文包含的要素、签订规定等可能因企业而异。

以下是一些优化采购报销流程的策略：

采购报销流程中的审批环节要点包括：

审批人员职责：审批人员应认真审查采购申请和报销单据，确认采购需求及预算的合理性。
审批流程规范：遵循既定的审批顺序，确保各级审批人员按规定进行审核，不得跳过或省略环节。
审核内容：
- 审核单据的真实性和合法性，包括采购申请单、发票、收据等。
- 核对各项费用金额大小写是否与原始单据相符。
- 确认各项费用发生是否切合实际，有无虚报、多报情况。
- 检查签批手续是否齐全。
审批时间：审批人员应在规定时间内完成审批，避免拖延影响采购报销进度。
审批结果处理：审批通过的单据及时流转至下一环节，未通过的单据应注明原因并退回修改。