员工开私家车外出办公，费用到底能不能报销？税局官方答复！

“公司员工开私家车外出办公的现象越来越普遍，所产生的燃油费、过路费、停车费等，请问大家是如何处理的？实报实销吗？”

一、税局回复：可以报销，但有条件！

1、员工开私家车外出办公，在单位没有公车的情况下，要想顺利报销燃油费、过路费等，必须要与公司签订租车协议。

2、如果在没有签订租车协议或者签订的是0元租金协议，强行开票报销的话：

（1）对企业来说，会面临相关车辆费用无法税前扣除的风险。

（2）对个人来说，获得的报销款要按照“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。

二、签订租车协议后，

车辆的所有费用都可以报销和税前扣除吗？

 并不是。

1、可以报销和税前扣除的费用包括：

 提示：所有费用的支出价格必须公允，否则不允许税前扣除。

2、不可以报销和税前扣除的费用包括：

3、“私车公用”还有什么方式？怎么处理？

一、随工资发放交通补贴

这是目前大型企业、国企最常采用的方式。

优点：

随工资定额发放，对企业、对员工都是最方便省事的。

缺点：

交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。

二、费用发票实报实销

优点：

根据每月私车的实际花销报销，更贴近实际。

缺点：

1、税前扣除

根据总局公告2015年第34号和国税函〔2009〕3号规定，企业报销个人的费用，属于福利费支出，在工资的14%限额内扣除。

2、加油费、过路费不能抵扣进项税。

加油费、过路费属于集体福利或者个人消费，进项税不允许抵扣。

3、交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。

以上三种方法在税收上的区别，我们制作了表格一目了然。

三、市内出差使用网约车

目前各种网约车软件都很方便，网约车开具的电子普通发票也可以按照发票上注明的税额，抵扣进项税。而且出行也有记录可查，能有效避免虚假报销。

还有一些平台推行了企业版的出行服务，能直接与企业财务对接。员工不需要垫付交通费，也免去了报销流程，更便捷高效。

四、长途出差从租赁公司租车

企业经常去外地跑业务的情况下，可以从当地正规的租赁公司租用车辆，直接取得发票来抵扣进项税和税前扣除，避免了很多麻烦。

同时租赁公司也有非常系统的事故处理方法，可免去企业的后顾之忧。

票总管——发票报销管理

那么员工开私家车外出办公，费用如何报销才能更方便呢？试试票总管发票报销功能吧！

票总管发票管理专家，提供智能费控报销解决方案，实现报销、审核、入账、归档全流程线上一体化，帮助财务人员实现报销流程、发票归档等财务工作的高效运行。

1、全票种识别

票总管支持识别全票种发票，包括增值税专票、普票、电子发票、火车票、船票、定额发票、通用机打发票、出租车发票、客运汽车票、飞机行程单、滴滴行程单、通行费发票等，满足企业员工各类票据报销需求，及财务人员对多种类型发票的识别、审核需求。

2、随时随地提交报销申请

员工通过票总管APP可使用拍照上传发票、微信、支付宝票夹、邮箱等多种方式导入发票，票总管智能识别、提取发票明细，并对票面信息自动审核、真伪查验，然后一键生成报销单及报销明细表。

3、智能在线复核、严格把关报销费用

通过票总管发票管理系统，财务可针对不同员工及城市级别，设定差旅费报销等不同费用类型的报销标准，员工提交报销单据时，系统会自动汇总金额、审核报销费用类型，超过报销限额或超出费用类型范围，系统会显示禁止提交单据，防止重复提单，浪费时间。员工提交报销单后，财务通过专用扫描仪批量扫描纸质发票原件，自动与员工提交的报销单据对比，审核报销发票是否缺失、金额是否一致，提高报销审批效率。

4、轻松建立台账、批量抵扣认证

通过票总管发票管理专家，可一键导出台账表和发票抵扣认证表，财务人员可快捷筛选国内旅客运输服务发票、增值税进项发票等需要认证的发票，应用模板导出发票信息一键上传抵扣。