报销审核流程

一、报销审核流程的一般步骤

报销审核流程通常包括以下几个主要步骤：

• 申报报销：当发生报销事件后，指定的人员需要及时提出申请。在申请中，应详细注明报销事由、报销事项、报销金额等关键信息，以便作为后续审批和发票认领的依据。例如，员工因出差产生的交通、住宿等费用，需要在返回后及时填写报销申请，说明出差的目的、行程和各项费用的明细。
• 报销审批：申请报销的单据会经过审批组织的审核。审批人员会确认报销内容是否合规，报销金额是否合理。这一环节需要审批人员具备一定的专业知识和判断力，比如判断费用是否与工作相关、是否符合公司的预算和政策等。如果是大额的报销申请，可能还需要经过多层审批。
• 审核结算：报销单上的发票会经过审核结算并登记记账，计入相应的费用项目。财务人员会仔细核对发票的真实性、有效性和合规性，确保费用的归属和分类准确无误。例如，对于办公用品的采购发票，要核实采购的物品与报销单上的描述是否一致。
• 报销决算：根据报销审批结果和财务登记台账，统计本期的报销金额，计算出本期报销决算和科目余额。这有助于公司了解费用支出的总体情况，为财务决策提供数据支持。

二、常见的报销审核要点

常见的报销审核要点涵盖多个方面：

• 费用报销的基本要求：费用报销需要遵守有关机构和单位的规定。报销单据必须真实、合法。报销所涉及的有关财务政策应该符合法律、法规、科学原则和会计准则的要求。
• 报销核准的具体内容：费用报销需要提供有关商品或服务的凭据，比如发票，以证明实际进行的交易。报销人应当根据有关费用核准规定，提供能够证明费用的发生金额和理由的说明书。报销的金额应当与实际的费用支出相符合，并且报销申请应当有财务部门的审核内容。
• 费用报销的审批流程：费用报销审核是一个有系统的流程，通常包括申请审批、财务复核、最终审批等节点，以确保审核的准确性。财务审批的内容必须属实，以确保费用报销的合理性。
• 票据与实际业务吻合：这是费用报销中最基本的常识。比如，采购一批物料，按理应该取得商品购销发票，但最后到财务报销时使用的是接受服务的发票，这样的情况是不允许报销的。
• 附件能有力支撑费用发生的真实性：附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关联性。比如，报销差旅费时，机票是飞往上海出差，但是餐费却有杭州的发票，这张餐费显然不属于差旅费的一部分。
• 取得的发票类别符合税法要求：不同类型的费用应使用相应类别的发票报销。例如，水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销；吃饭的发票、员工交通费用发票、会所、KTV、酒吧、业务招待馈赠礼品、为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。
• 涉及专票报销尽可能价税分离填写：报销过程中涉及到专票报销的，在填写报销单时将专票上的不含税价和税金分成两行填写，方便财务后期的账务处理。
• 附件中文件表单符合内部管理流程：很多费用的报销会牵扯到公司内部几个部门的专业意见，报销事项在发生前应取得这些内部通过的审批意见。比如，企业需要购买专业设备，那这个设备肯定要经过使用该设备的部门负责人审核，那么在报销时，就要附上相应的审核意见。

三、如何提高报销审核效率

以下是一些提高报销审核效率的方法：

• 明确审批授权与管控职责：具体来说，一是制定并完善审批流程，明确各个岗位办理业务的范围和权限以及相应的职责；二是编制常规授权的权限指引，规定特别授权的范围和权限，严格控制和监督特别授权；三是规范企业各层管理人员在授权范围内的行使职权和职责；四是对重大事项进行集体决策审批或者实行联签制度。
• 建立职责分离、相互监督的报销管理制度：经办人员、审核人员、付款执行、审计检查等职责进行分离，而且报领导审批、审核、付款以及事后审计等各个环节均不得由同一个人来执行，任何级别业务人员都无权审签自己的费用，包括公司高层领导在内，以此防止内部舞弊。
• 优化流程，使用软件：使用高效的费用报销管理软件，如悦报销报销管理软件，不仅能自定义费用报销流程，更能大大提高管理效率与正确率。拥有3000位员工的上市企业，在传统的财务报销流程下，原来员工的报销周期长达4周以上，在使用费控SaaS服务后，员工报销周期缩减至1周内，极大降低了企业商旅报销中消耗的人员成本。
• 避免纸质收据：对收据扫描或者拍照并将其备份到系统中，避免纸质收据丢失或褪色导致难以辨认。
• 采用“先审后批”的报销体系：员工可在费用发生之前先进行费用申请，详细说明原由，并关联具体的项目、客户，让管理者对费用的合理性进行充分的评估。报销时，穿透事前的费用申请流程，清晰前因后果。

四、报销审核流程中的风险防范

报销管理中存在多种风险，需要采取相应的防范措施：

• 常见风险：
  • 伪造报销单据：通过伪造发票、收据等报销凭证，虚构交易或消费，骗取企业资金。
  • 篡改报销单据：对真实发票、收据进行篡改，如修改金额、日期等，以获取不当利益。
  • 虚假报销：超标准消费违反企业规定，超标消费或购买奢侈品，然后以报销名义获取资金。
  • 超范围报销：将不属于报销范围的费用，如个人消费、家庭开支等，纳入报销范围。
  • 重复报销：将不同事项的费用混淆在一起，进行重复报销；对同一笔费用或同一事项进行多次报销，骗取企业资金。
  • 违反政策规定：违反国家法律法规或企业内部规定进行报销，如违规使用公款、违规发放津贴等。
  • 违反财务管理制度：未经授权或违反审批流程进行报销操作，如越权审批、先斩后奏等。
  • 违规报销：关联方交易违规报销等。
• 风险产生的原因分析：
  • 报销制度不完善：缺乏明确的报销流程和标准，导致报销过程中存在漏洞和不确定性。
  • 审核机制不健全：审核流程不规范，缺乏有效的监督和制衡机制，容易出现审核不严、违规报销等问题。
  • 人为因素：员工可能出于个人私利，通过虚报、冒领等手段骗取报销款项；管理人员对报销事项审核不严，未能及时发现和纠正问题，导致风险的发生。
  • 系统设计不合理：报销系统存在设计缺陷，如功能不完善、操作不便捷等，影响报销效率和准确性；系统存在安全漏洞，如数据泄露、非法访问等，给报销管理带来安全隐患。
  • 不可抗力因素：自然灾害、意外事故等不可抗力因素可能导致报销凭证损毁、数据丢失等问题，给报销管理带来风险。
• 风险防范措施：
  • 制定详细的报销规定：定期更新报销制度，加强制度宣传，明确报销范围、标准、流程和审批权限，确保各项费用支出有章可循。
  • 加强人员培训：提高员工风险意识，培训专业技能，加强对财务、审计等人员的专业培训，提高其识别和处理报销风险的能力。
  • 强化系统支持：建立完善的报销系统，实现报销流程的信息化、自动化，减少人为干预和错误；强化系统安全性，确保报销系统数据安全、可靠，防止数据泄露和篡改。
  • 加强外部监管合作：积极配合政府监管部门、会计师事务所等外部机构的检查和审计。
  • 建立监督机制：设立内部监督机构，建立独立的内部审计或监督部门，对报销管理进行定期检查和评估；鼓励员工举报违规行为，建立举报奖励机制，鼓励员工积极举报违规报销行为。

五、不同行业报销审核流程的差异

不同行业的报销审核流程可能存在一定的差异：

• 费用报销的类型：不同行业的费用报销类型会有所不同。例如，制造业可能会有较多的原材料采购、设备维修等方面的报销；而服务业可能更多地涉及项目咨询、市场推广等费用的报销。
• 报销政策和标准：各行业的报销政策和标准也会因行业特点和企业经营模式的不同而有所区别。比如，一些高科技行业可能对研发费用的报销有更宽松的政策和更高的标准；而传统行业可能在差旅费、招待费等方面有较为严格的控制。
• 实际报销水平：在医疗行业，不同疾病的实际报销比例可能存在较大差异。相比复杂疾病，简单疾病之间的实际报销比例差别更大；同一疾病在不同级别医院的报销比例也可能出现逆转。