公司费用报销制度

总则

为加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门，根据公司实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费、教育经费及培训费、会议费等。

费用报销基本制度

• 报销单据要求：报销人必须取得合法有效的报销单据（发票）。
  • 原始凭证有效性规定：
    • 印章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。
    • 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。
    • 邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。
  • 发票真假辨别：发票章的单位名称需和网上注册的名称一致，可登录发票上提供的查询网址核实，避免假票。
    • 发票抬头：购货方名称需提供给开票者公司全称，不得是简称或有错别字，增值税专用发票需提供完整开票信息。
    • 发票版面：不允许有任何涂改痕迹，包括金额、购货方名称等，即使对方手工涂改后再加盖发票专用章也无效。
    • 当报销人获得增值税专用发票时，注意查看专用发票抵扣联是否加盖了开票单位的发票专用章，当场核对下发票章上的名称以及税号是否与专用发票上的销货方信息一致，避免取得不符合规定的专用发票。同时，注意专用发票抵扣联不能折叠，不能有痕迹，避免以后在税务局认证时通不过，造成不必要的损失。
    • 当带回发票联以及专用发票联时，及时将专用发票联提供给财务，将发票进行粘贴报销即可。
• 费用报销单填写及票据粘贴要求：
  • 报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改。
  • 报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）。
  • 各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致。
  • 若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴。
  • 报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列。
  • 报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。
  • 报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写，特殊备注用铅笔填写，便于审核后擦掉。
  • 报销单椐各项目应填写完整，大小写金额一致；报销单据不得涂改，票据金额小于报销金额的不予报销。
  • 有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单。

借款标准及流程

• 借款标准：根据不同情况设定相应的借款标准。
• 借款流程：当事人因公办理涉及到费用需借款，必须填写借款申请单，报批后方可支付。

费用审批管理

• 审批权限：公司所有资金收付审批权限属公司总经理。总经理外出时，由主管领导审批后予以支付，总经理回来后要补办审批手续。对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付。审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。货币资金支付的批准方式为书面形式。
• 责任追究：公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人对由此引起的不良后果负连带责任。报销人徇私舞弊、弄虚作假的，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，并按相应制度处理。审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以追责。因审核过失造成借款人无法报帐冲销借款或归还借款或无法从工资扣回借款的，经办责任人（含各级审批人）应承担相应经济责任。
• 财务审核：财务人员在收到报销单据后应审核报销单据的填写、粘贴是否规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核，经逐级审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。
• 出纳职责：出纳收到报销单后应检查部门负责人、各级审批人员、会计签名等是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对不符合审批手续的报销单有权拒绝报销或付款。

公司费用报销流程

费用发生前

• 出差、采购、发生招待费用等，需提前请示公司相关领导或部门负责人，征得同意，即先要有申请单。

费用发生时

• 索要相关费用发票，并按公司规定粘贴费用报销单，写明原因、时间、发生目的，并填写金额，找相关负责人批示。

费用报销审批

• 负责人批示完毕的费用报销单，传递到财务部，由会计助理或会计进行相关审核，没问题后签字，转交出纳。
• 出纳收到会计和相关负责人签字后的附有原始单据的报销单，进行审核，没问题则按上面的金额进行打款或支付工作。

特殊情况

• 个人抬头的通讯费发票可以报销，如果是报销与企业取得收入直接相关的通讯费支出（即因公通讯费，需要证明），可以凭开给个人的发票税前扣除。如果是按职工福利发放，按福利费规定扣除。
  • 个人抬头的电话费税前扣除可分为3种情况：
    • 与企业收入直接相关，并且给出相应证明。
    • 与合理工资薪金合并。
    • 属于员工福利的话，按照规定计算限额税前扣除。
• 餐费的费用报销单摘要根据用途区别对待，如员工聚餐写员工活动，招待企业之外人员写招待费用，用于员工培训写培训费。
• 费用报销的发票根据实际业务不同分为很多种类，如差旅费包括火车票、飞机票等，业务招待费包括餐饮业发票等，办公费包括购买的办公设备等。
• 费用报销时是否需要付款截图和发票一起，要看公司规定，税法和会计上没有明确要求，有发票和付款截图相互佐证，可更大程度保证交易事项的真实性和数据的准确性。
• 费用报销单摘要填写项目根据支出项目，如差旅费、办公费等，摘要写支出费用的原因，如到哪出差、购买办公用品等。报销项目有办公费用、业务费用、通讯费、办公用品等分类。每张报销单最好只填写一个类型的费用。

常见的公司费用报销规定

费用报销范围

公司费用报销的范围包括但不限于以下几种情况：工作任务要求的交通、餐饮、住宿等费用；公司内部或外部会议必须参与的差旅、印刷、礼品、通讯等费用；公司对员工发放的奖金、津贴等费用；公司要求员工参加的培训、研讨、咨询等活动所产生的费用；其他经公司认可或工作必须要用到的费用。

费用报销审批流程

• 一般支出费用报销的标准为500元以下，直接由部门主管审批后报销；费用报销超过500元的，需要先由部门主管进行审批，并提交至财务部门进行审核；如有必要，财务部门可以要求报销人提供原始票据或相应的明细账单等支持材料；经过财务部门审批后，再报送至总经理办公室进行最终审批，并支付相应的费用报销。

费用报销标准

• 差旅费用报销标准差旅费用报销标准按公司规定执行，精细化管理，涵盖一次差旅的交通、住宿、餐饮等费用。在差旅过程中，报销人应合理节约，按政策执行。
• 培训费用报销标准公司为员工提供的培训费用报销标准在1000元以下，超出部分需由报销人说明原因，并经过上级领导审核。
• 其他费用报销标准其他费用报销标准依据公司实际情况执行，报销人应严格按照公司制定的标准进行报销。

费用报销材料要求

• 在费用报销申请单上如实填写报销事由、报销人等基本信息，并按实物票据金额简明清晰地填写报销明细。
• 提交报销时，务必附上实物票据、合同、协议等相关资料原件及影印件，并请注明哪些材料为原件、哪些为副本。
• 报销人应当保证提供的材料真实、准确、完整，并对所提供的材料及信息承担法律责任。

费用报销注意事项

• 对于标准不一致的费用报销，财务部门将与相关部门进行联系并进行必要调整。
• 报销人应当按照公司要求的时间进行费用报销，有特殊情况需延期报销的应当提前申请和说明原因，在征得财务部门同意后再进行后续的报销操作。
• 如需开具公章了解报销情况，请携带有效身份证件，并提前与相关部门进行沟通和预约以免耽误时间。

特别规定

公司费用报销制度最终解释权归公司总经理所有。如有相关规定未能涵盖的特殊情况，请及时与财务部门联系，以寻求解决方案。

优化公司费用报销的方法

利用移动报销系统

随着移动互联网时代的高速发展，公司可以利用移动报销系统来优化解决财务报销流程，如悦报销系统。

• 员工通过手机拍照上传和关联电子发票，领导随时随地审批，节省等待时间，提高报销速度。
• 审批报销流程可根据企业事先自定义好的流程进行智能流转，员工可看到报销流程的节点，节省“蹲点”时间。
• 根据部门、角色、报销金额等不同灵活设置流程转向至相应的审批人，领导不受时间和地域限制进行审批，提高效率。
• 员工每提交一张报销单，都会关联所在部门的实时预算使用情况，部门领导可根据剩余预算的额度决定是否批准通过，提高审批效率。
• 可维护每个报销人的银行卡信息，支持同时与多银行的银企直连对接，付款时可根据出纳选择的付款银行进项付款。

方便员工报销

• 员工通过悦报销，在APP上随时随地提交报销单据，不用整理各种单据，提交后可实时查看报销执行进度，流程更透明。
• 系统会根据成本中心汇总金额，超过预算时系统显示禁止提交单据，方便员工了解预算，防止重复提单。

方便领导审批

领导利用系统不管是外出出差还是开会，都可以随时随地不限时间、地域限制进行审批报销单据，大大提高了审批速度。

方便财务统一管理

• 财务可以自主设置成本中心、科目管理，针对不同员工及城市级别，设定差旅费用报销标准，根据不同部门、职位、人员设置不同的报销流程。
• 通过自定义设置表单的方式设置不同的报销类型，做到让一张表单解决所有类型的报销流程管理，提高统计效率，便于查找及保管。
• 对于通过审批的报销，财务可以直接通过查找通讯录，进行微信转账，对于批量的报销，还可以进行批量转款。

不同公司费用报销模式对比

业务销售、招待环节

• 销售部门的费用报销中，业务接待费用常见，如临时餐费、加班聚餐、年终聚会等。但需将业务招待费和业务宣传费分流，例如购买小米手环直接送客户属业务招待费，加公司Logo送客户属业务宣传费。
  • 重视大额发票，减少虚增风险，准确核算发票费用，整理好报销的发票，尽可能避免涉税风险。

会议费用环节

• 会议费用包括会议场地、资料、交通、住宿、餐饮等费用。
  • 为避免税务风险，可选择租用综合性酒店，统一开具会议费发票，通过“会议费”核算；或自用企业会议厅，异地参会人员的住宿与餐饮费票据分开，住宿费用专票抵扣进项税，会议茶歇通过“会议费”核算、住宿与餐饮通过“差旅费”核算。

总、分公司发票

总公司和分公司发票不能串用，即使法人相同，纳税单位相互独立，分公司取得发票应写明分公司具体名称。