员工报销费用会计分录

一、不同岗位员工报销费用的会计分录

• 管理人员报销
  • 借：管理费用
  • 贷：库存现金或银行存款等
• 车间主任报销
  • 借：制造费用
  • 贷：库存现金或银行存款等
• 销售人员报销
  • 借：销售费用
  • 贷：库存现金或银行存款等 示例：假设管理人员小李报销办公用品费用 500 元，以现金支付。会计分录为：借：管理费用 500 贷：库存现金 500

二、员工报销费用的常见会计科目

员工报销费用时，常见的会计科目包括管理费用、销售费用、制造费用、应付职工薪酬等。

• 管理费用：用于核算企业行政管理部门为组织和管理生产经营活动而发生的各项费用，如管理人员工资、办公费、差旅费等。
• 销售费用：核算企业在销售产品、自制半成品和提供劳务等过程中发生的费用，包括销售部门人员工资、差旅费、广告费等。
• 制造费用：归集企业生产车间（部门）为生产产品和提供劳务而发生的各项间接费用，如车间管理人员工资、水电费等。
• 应付职工薪酬：用于核算企业根据有关规定应付给职工的各种薪酬。 例如：员工小王是销售人员，报销出差费用 800 元，以银行存款支付。此时，借记销售费用 800，贷记银行存款 800

三、不同类型员工报销费用的会计处理差异

不同类型的员工，如管理人员、车间工人、销售人员等，其报销费用的会计处理主要体现在所使用的会计科目上。 管理人员的报销通常计入管理费用，因为他们的工作主要与企业的整体管理和决策相关。 车间工人的报销一般计入制造费用，这是由于他们的工作直接参与产品的生产制造过程。 销售人员的报销则多计入销售费用，因为他们的活动主要是为了促进产品的销售。 例如：车间主任老张报销生产设备维修费用 1200 元，以现金支付。会计分录为：借：制造费用 1200 贷：库存现金 1200。而如果是销售经理小赵报销业务拓展费用 1500 元，以银行存款支付，会计分录则是：借：销售费用 1500 贷：银行存款 1500

四、员工报销费用会计分录实例分析

以下为一些具体的员工报销费用会计分录实例：

1. 员工没有向公司借钱，直接报销差旅费
   • 借：管理费用 - 差旅费
   • 贷：库存现金
2. 员工向公司借钱后报销
   • 借出时：借：其他应收款 贷：库存现金
   • 报销时：
     • 全部花完：借：管理费用 - 差旅费 贷：其他应收款
     • 有剩余现金：借：库存现金、管理费用 - 差旅费 贷：其他应收款
     • 补款时：借：管理费用 - 差旅费 贷：库存现金、其他应收款
3. 员工报销医药费
   • 借：制造费用或管理费用或销售费用
   • 贷：应付职工薪酬 - 职工福利费
   • 借：应付职工薪酬 - 职工福利费
   • 贷：库存现金或银行存款
4. 员工报销招待费
   • 借：管理费用、销售费用等 - 业务招待费
   • 贷：库存现金或银行存款 例如：员工小张出差前向公司借了 2000 元，出差回来报销 1800 元，剩余 200 元现金交回。则借出时，会计分录为：借：其他应收款 2000 贷：库存现金 2000；报销时，会计分录为：借：管理费用 - 差旅费 1800 库存现金 200 贷：其他应收款 2000

五、员工报销费用会计处理的注意事项

1. 确保报销费用的合理性和必要性，符合公司的报销政策和国家相关规定。
2. 核实报销费用的原始凭证，如发票、收据等的真实性、完整性和有效性。
3. 准确选择会计科目，以反映费用的真实性质和用途。
4. 仔细核对会计分录中的金额，避免错误和遗漏。
5. 关注税务处理，某些费用报销可能涉及增值税、企业所得税等税种的计算和纳税。 例如：在审核员工报销的办公用品费用时，要检查发票上的商品明细、金额是否准确，以及是否加盖了正规的发票专用章