oa报销流程

一、OA报销流程是什么

OA报销流程是指通过办公自动化（OA）系统来实现费用报销的一系列操作和审批步骤。它利用信息技术将传统的纸质报销模式转化为线上数字化流程，提高了报销的效率和准确性，同时便于管理和追踪。

二、OA报销流程的常见步骤

• 收集并整理发票：员工需要收集所有与工作相关的发票，如交通费、餐饮费、住宿费等，并确保发票的内容、金额和日期准确无误。
• 填写报销单：员工登录OA系统，在指定模块中填写报销单，包括发票的详细信息、发生的日期、费用的用途等。报销单要清晰准确，以便审批人员快速理解和审批。
• 提交报销单：员工将填写好的报销单和相关发票一起提交给财务部门或者直接上级。在一些公司，员工可能需要通过电子系统提交报销申请。
• 审批报销单：
  • 财务部门或者直接上级会对报销单进行审批。他们会检查发票的真实性、费用的合理性以及是否符合公司的报销政策。如果有任何问题，可能会要求员工提供更多的信息或者解释。
  • 审批流程中可能涉及多个层级的领导，如部门负责人、财务总监、总经理等，根据公司的规定进行依次审批。
• 批准报销：一旦报销单被批准，财务部门会将报销的金额支付给员工。支付方式可能是直接汇款到员工的银行账户，或者通过支票支付。
• 记录和归档：财务部门会将所有的报销单和发票进行记录和归档，以便于未来的查阅和审计。

三、优化OA报销流程的方法

• 个性化设计：依靠自由的表单和流程设计功能，实现满足企业需求的个性化报销流程。将所有申请时需要填写的数据都设计进去，还将运算公式也蕴含其中，提高效率并避免错误。
• 图形化流程设置：在OA系统中提供完全图形化的流程设计器，企业无需写代码，通过鼠标拖拽就能画好流程图。前提是企业已有清晰的流程规定，明确各岗位的审批领导以及财务流转方式。
• 系统对接：将OA平台与SAP等财务管理系统实现对接，使报销流程数据自动导入，实现财务管理的清晰化和精细化。
• 多流程操作方式：严格把控流程关键节点，规范企业运作，降低扯皮造成的效率拖沓。例如流程处理可追踪、可催办，紧急流程超时有提醒等。
• 流程效率报表统计分析：通过流程效率报表及时发现处理效率低的流程和人员，从而调整企业业务流程。包括制定流程时效标准、自定义流程分析报表、统计流程执行效率等。

四、OA报销流程中的注意事项

• 招待费报销：
  • 填写招待费OA审批单时，申请时间必须等于或者前于接待时间。
  • 其他员工接待重要客户的正式宴请不超过400元/人次（含酒水），其他非正式宴请不得超出200元/人次的标准（含酒水）。严格限制接待活动参加人数，非相关人员不得参加接待活动。
  • 到了经办人确认环节，先确认付款信息，打印有金额的报销单，务必于原始单据交给财务后，再将流程提交到费用会计。若误将流程提交至财务，一小时之内财务收不到原始单据将予以退回。所有上传附件必须为PDF格式。
• 差旅费报销：
  • 报销时务必根据会议通知进行，如会议通知不包含食宿，食宿自理的，可以报销出差期间的餐补和交通补贴；如会议通知标明包含食宿的，将不报销会议期间的餐补和交通补贴，只报销参加会议来回的餐补和交通补贴。
  • 餐费按照每人每天100元报销，市内交通费按照每人每天80元报销。
  • 如票据含火车票、飞机票或纸质专票类，应作相应选择。银行账号必须确认无误，附件张数必须与实际上传附件张数一致。
  • 上传附件包括出差申请单、相关票据、住宿流水清单（盖红章）、会议通知等，上传格式均为PDF版。

五、不同企业的OA报销流程对比

• 功能专业化：专门的费用报销系统功能更专业化，专注于企业费用内控管理，能满足高效和专业管理要求；而OA系统功能综合性强，报销功能可能不够强。
• 定制化程度：企业使用OA系统进行个性化定制时，其定制化程度可能无法满足需求；费用报销系统定制化程度通常较高。
• 数据分析能力：费用报销系统一般配备强大的数据分析功能，能为企业提供决策支持；OA系统报销数据的分析能力可能较弱。
• 安全级别：网上报销系统处理企业财务机密数据，安全要求高，如通过链路安全、网络安全、信息安全等多层保护，并与CA中心、安全系统提供商合作；办公OA系统主要处理内部公文流转，对于数字签名的不可抵赖性和完整性可能缺乏安全措施。
• 关注重点：办公OA系统主要用于公文流转及其审批，对财务报销针对性处理不足；网上报销系统认为报销业务是企业财务业务的基本功能，要实现整体业务审批流程电子化，并与财务系统紧密结合。
• 系统功能：网上报销系统包括费用申请、报销、预算控制、账务处理、报表查询、网银支付等财务应用功能；OA系统主要包括公文管理、档案管理、日常办公、信息交流与发布和系统管理等。
• 实现机制：网上报销系统数据基于大型数据库SQL，便于统计查询和二次开发；办公OA系统数据基于文档形式，统计分析和查询功能实现困难，难以进行数据接口开发和信息系统数据链接归集。