一、报销费用会计分录的基本概念

报销费用会计分录是指企业在处理员工或公司产生的费用报销时，所进行的会计记录。其目的是准确反映企业的经济活动，确保财务信息的真实性和准确性。

在费用报销中，会计分录涉及到借方和贷方的科目选择，以及金额的确定。借方通常是根据费用的性质记入相应的费用科目，如管理费用、销售费用、制造费用等；贷方则一般是现金或银行存款等资金支付科目。

例如，员工因工作需要产生的差旅费报销，若费用由公司支付，会计分录可能为：借记“管理费用 - 差旅费”，贷记“银行存款”。

二、常见报销费用的会计分录示例

1. 管理人员报销差旅费
   • 借：管理费用 - 差旅费
   • 贷：库存现金/银行存款
2. 车间主任报销费用
   • 借：制造费用
   • 贷：库存现金/银行存款
3. 销售人员报销费用
   • 借：销售费用
   • 贷：库存现金/银行存款
4. 员工报销医药费
   • 借：制造费用/管理费用/销售费用
   • 贷：应付职工薪酬 - 职工福利费
   • 借：应付职工薪酬 - 职工福利费
   • 贷：库存现金/银行存款
5. 员工报销办公费
   • 借：管理费用 - 办公费
   • 贷：银行存款
6. 报销客户的出租车费（与单位业务销售有关）
   • 借：管理费用/销售费用 - 差旅费
   • 贷：其他应付款 - 单位
   • 借：其他应付款 - 单位
   • 贷：库存现金/银行存款

需要注意的是，具体的会计分录应根据企业的实际情况和会计政策进行选择和确定。

三、不同类型报销费用的会计分录差异

不同类型的报销费用，其会计分录的差异主要体现在借方所记入的费用科目上。这是因为不同的费用与企业的不同经营活动和部门相关。

1. 管理费用
   • 管理费用指的是企业为组织和管理生产经营发生的各种费用，包括企业在筹建期间内发生的开办费、在企业的经营管理中，董事会和行政管理部门发生的以及应由企业统一负担的公司经费、行政管理部门负担的工会经费、董事会费、聘请中介机构费、咨询费、诉讼费、业务招待费等。
   • 例如，管理人员因工作需要购买办公用品的报销，会计分录为：借“管理费用 - 办公费”，贷“库存现金/银行存款”。
2. 销售费用
   • 销售费用指的是企业销售商品和材料、提供劳务的过程中发生的各种费用，包括企业在销售商品过程中发生的保险费、包装费、展览费和广告费、预计产品质量保证损失、运输费装卸费、为销售本企业商品而专设的销售机构（含销售网点、售后服务网点等）的职工薪酬等经营费用、与专设销售机构相关的固定资产修理费用等后续支出。
   • 比如，销售人员为推广产品支付的广告费用报销，会计分录为：借“销售费用 - 广告费”，贷“库存现金/银行存款”。
3. 制造费用
   • 制造费用指的是企业为生产产品和提供劳务而发生的各项间接费用，包括企业生产部门（如生产车间）发生的水电费、管理人员的职工薪酬、劳动保护费、国家规定的有关环保费用、季节性和修理期间的停工损失等。
   • 例如，车间为生产产品而购买的生产工具的报销，会计分录为：借“制造费用 - 低值易耗品摊销”，贷“库存现金/银行存款”。

四、报销费用会计分录的注意事项

1. 确保报销费用的合理性和必要性，符合公司的报销政策和国家的相关规定。
2. 报销人员必须取得完整真实、合法的原始凭证，如发票、收据等，且发票的单位名称必须准确无误。
3. 会计分录中的科目选择要正确，准确反映费用的真实性质。
4. 费用报销的金额要准确无误，避免出现错误和遗漏。
5. 严格遵守公司的报销规定，如报销时间、报销流程、签名规定等。例如，报销以“周”为单位，当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，否则需经总经理书面批准；所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。

五、最新的报销费用会计分录规定

目前，报销费用会计分录的规定主要还是遵循会计准则和相关税法法规。在进行费用报销的会计处理时，需要根据费用的性质和用途，准确选择会计科目，并确保会计分录的准确性和合规性。

例如，对于员工的差旅费报销，仍按照借记“管理费用/销售费用”等科目，贷记“银行存款/现金”科目进行处理；对于公司的税费、租金、水电费等报销，通常借记“应交税费”、“固定资产”、“无形资产”等科目，贷记“银行存款/现金”科目。

同时，需要注意税务处理。根据我国的税法，一些费用报销可能涉及到增值税、企业所得税等税种的计算和纳税。例如，购买办公用品的费用报销，可能需要计算增值税的进项税额；支付给员工的差旅费报销，可能需要计算企业所得税的应纳税所得额。