报销办公用品会计分录

一、会计分录 
报销办公用品费用的会计分录通常有以下两种情况：

• 如果没有预借备用金，自己垫支时，会计分录如下：
  • 借：管理费用 - 办公费
  • 贷：库存现金
• 如果买办公用品时，向单位预借备用金，会计分录如下：
  • 借款时：
    • 借：其他应收款 - 备用金
    • 贷：库存现金
  • 报销时，如果实际采购金额小于备用金时，要交回剩余现金，并报销：
    • 借：管理费用
    • 借：现金
    • 贷：其他应收款 - 备用金

二、会计科目设置 
在处理办公用品报销时，常用的会计科目包括：

• 固定资产：如办公家具、IT 耗材等金额较高、使用时间较长的物品。
• 低值易耗品：如文件档案袋、桌面用品、凭证账簿等金额较小、使用时间较短的物品。

三、账务处理流程 
公司因生产经营需要购进一批办公用品，按规定报销时，可通过管理费用科目进行相关的账务处理。管理费用包括企业董事会和行政管理部门在企业的经营管理中发生的，或者应由企业统一负担的公司经费(包括行政管理部门职工工资、修理费、物料消耗、低值易耗品摊销、办公费和差旅费等)、工会经费、待业保险费、劳动保险费、董事会会费(包括董事会成员津贴、会议费和差旅费等)、聘请中介机构费、咨询费(含顾问费)、诉讼费、业务招待费、技术转让费、矿产资源补偿费、研究费用、排污费以及企业生产车间和行政管理部门发生的固定资产修理费用等。

四、常见会计实例

• 员工用自己的钱先垫付购买办公用品再报销，会计处理如下：
  • 垫资时：无会计分录。
  • 报销时：如果没有预借备用金，自己垫支，会计分录为借：管理费用 - 办公费，贷：库存现金；如果预借了备用金，报销时实际采购金额小于备用金，要交回剩余现金，会计分录为借：管理费用，借：现金，贷：其他应收款 - 备用金
• 车间报销办公用品费 300 元，公司报销办公用品费 500 元，均以现金付讫。会计分录为：借：制造费用 300，贷：现金 800

五、注意事项

• 编制会计分录这项工作，是根据单位的情况自行安排。出纳编制会计分录是可以的，只是出纳不得同时担任核算和记帐工作。
• 购买办公用品类的小额支出可以直接进管理费用。如果数额较大，比如办公桌之类的，可以进低值易耗品，然后再转入管理费用。
• 报销办公用品时，要注意发票的合规性，如根据《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》中的规定：购买的办公用品必须全部列明详细信息；购买办公用品信息必须真实反映实际情况；购买办公用品开票必须填写详细税务信息；发票认证期限改为 360 天。